iCalendar & vCard E-Mail-Anhänge

Termine und Kontaktdaten automatisch als Anhang importierbar in jeden Kalender

Diese Funktion hängt Termin- und Kontaktdateien an die vom Buchungssystem versendeten E-Mails. Empfänger können Termine in ihren Kalender übernehmen und Kontaktdaten schnell importieren.

Wie es funktioniert

  1. Aktivieren Sie die Anhänge in den E-Mail-Einstellungen.
  2. Wählen Sie aus, welche Dateitypen versendet werden sollen (iCalendar, vCard oder beides).
  3. Füllen Sie die Kontaktdaten des Anbieters für die vCard aus (Name, Adresse, Telefon, Website etc.).
  4. Bei jeder Buchung erstellt das System automatisch:
    • eine iCalendar-Datei mit Datum, Uhrzeit, Dauer, Ort und Beschreibung des Termins
    • eine vCard mit den hinterlegten Kontaktdaten (falls ausgewählt)
  5. Die Dateien werden an die Bestätigungs-E-Mail des Kunden und an die Benachrichtigung des Betreibers angehängt.

Was die Dateien enthalten

iCalendar (.ics): Terminstart, -ende, Zeitzone, Ort, Betreff und Notiztext. Importfähig für Outlook, Google Calendar, Apple Calendar und andere Kalenderprogramme.

vCard (.vcf): Vorname, Nachname, Firma, Titel, Straße, PLZ, Ort, Land, Telefon und Website. Geeignet zum direkten Anlegen eines Kontakts auf Smartphones und Desktop-Clients.

Einstellungen und Felder

Pflegen Sie die Kontaktfelder für die vCard in den Systemeinstellungen. Relevante Felder sind:

Praxisbeispiel

Ein Kunde bucht online. Die Bestätigungs-E-Mail enthält eine angehängte .ics-Datei. Der Kunde klickt auf die Anlage und fügt den Termin seinem Kalender hinzu. Zusätzlich kann die vCard geöffnet und als Kontakt gespeichert werden. Der Betreiber erhält dieselbe .ics-Datei und die vCard des Kunden in seiner Benachrichtigungs-E-Mail.

Sicherheit und Format

Die Dateien werden im Standardformat erzeugt. Persönliche Daten werden nur an Empfänger gesendet, die in der Buchung angegeben sind. Überprüfen Sie in den Einstellungen, welche Daten in der vCard enthalten sein sollen.

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