Appointmind arbeitet jetzt mit Telefon- und Chat-Assistenten zusammen

Terminvergabe bindet das Telefon

Viele Anrufe drehen sich um eine einzige Frage: Wann ist ein Termin frei? Jedes dieser Gespräche bindet Mitarbeitende, die in der Zeit keine anderen Anliegen bearbeiten können.

Außerhalb der Öffnungszeiten erreicht niemand Ihr Team. Dabei zeigt der Online-Kalender längst, welche Termine noch frei sind.

Der Assistent bucht direkt im Kalender

Über die Appointmind-Schnittstelle greift ein KI-Assistent auf denselben Kalender zu, den Ihre Kundinnen und Kunden online nutzen. Er kennt Ihre Terminarten samt Dauer, sieht freie Tage und Uhrzeiten und weiß, welche Angaben für eine Buchung nötig sind.

Passt ein Termin, bucht der Assistent ihn sofort, ob am Telefon oder im Chat. Ihr Team muss dafür nichts tun.

Aus der Praxis: Merlin als erster Nutzer

Erster Nutzer der Schnittstelle ist Merlin. Die Merlin Digital Solutions GmbH aus Bayern entwickelt KI-Assistenten für Kommunen und Behörden, darunter den Telefonassistenten merlin_spricht und den Chatbot merlin_schreibt.

Merlin hat die Appointmind-Schnittstelle als Erster getestet und setzt sie bei einer Kommune ein. Bürgerinnen und Bürger rufen an, merlin_spricht findet einen freien Termin im Appointmind-Kalender der Verwaltung und bucht ihn direkt im Gespräch.

Die Anrufenden erhalten ihre Terminzusage noch am Telefon. Die Mitarbeitenden der Verwaltung müssen für diese Anrufe nicht mehr zum Hörer greifen.

So läuft ein Anruf ab

1. Eine Bürgerin ruft an und nennt ihr Anliegen, zum Beispiel einen neuen Personalausweis.
2. Der Telefonassistent ordnet das Anliegen der passenden Terminart zu und fragt in Appointmind die freien Termine ab.
3. Er schlägt Tage und Uhrzeiten vor: „Donnerstag um 9:30 Uhr oder Freitag um 14 Uhr?“
4. Die Anruferin wählt einen Termin und nennt die Angaben, die Ihr Buchungsformular verlangt, etwa Name und Telefonnummer.
5. Der Assistent bucht den Termin und bestätigt ihn noch im Gespräch. In Ihrem Kalender steht er sofort.

Genauso im Chat

Was am Telefon funktioniert, klappt auch schriftlich. Ein Chat-Assistent auf Ihrer Website nutzt dieselbe Schnittstelle: Er fragt nach dem Anliegen, nennt freie Termine und bucht den gewünschten direkt.

Besucherinnen und Besucher müssen dafür nicht erst den Weg zum Buchungskalender finden. Sie stellen ihre Frage einfach im Chat.

Ihre Vorteile

• Termine außerhalb der Öffnungszeiten: Der Assistent bucht auch abends und am Wochenende.
• Entlastung für Ihr Team: Routineanrufe zur Terminvergabe übernimmt der Assistent.
• Keine Doppelbuchungen: Der Assistent sieht genau die freien Termine, die auch Ihr Online-Kalender zeigt, mit allen Kapazitäten, Sperrzeiten und Vorlaufzeiten.
• Sofort im Kalender: Jede Buchung erscheint direkt in Appointmind, neben den Online-Buchungen.
• Ein Kalender für alle Wege: Online, Telefon und Chat greifen auf dieselben Termine zu.

So starten Sie

1. Öffnen Sie in Appointmind Konfiguration → Allgemeine Einstellungen → Schnittstelle.
2. Schalten Sie Schnittstelle aktivieren ein.
3. Klicken Sie auf Neuen Token generieren und kopieren Sie den Token.

Geben Sie den Token und die Adresse Ihres Appointmind-Kalenders an den Anbieter Ihres Telefon- oder Chat-Assistenten weiter. Der Anbieter verbindet damit seinen Assistenten mit Ihrem Kalender.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter REST-API einrichten und nutzen. Technische Teams finden alle Details in der REST-API Referenz.