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Terminbenachrichtigungen erneut senden

Mitarbeiter und Administratoren können die Terminbenachrichtigungen an andere Mitarbeiter nachträglich manuell über die Termindetails erneut versenden. Dazu gibt es ein Auswahlmenüs unterhalb der Termindetails.

Terminbestätigung durch den Kunden

Mit dieser optionalen Funktion können Sie von Ihren Kunden verlangen, dass diese ihre Termine durch Klick auf einen Link in der E-Mail bestätigen. Für nicht bestätigte Termine kann festgelegt werden, wann diese automatisch storniert werden sollen. Der Kunde und der Mitarbeiter erhalten eine Nachricht, wenn der Termin storniert wird.

Kundentermindetails

Im Formular zum Ändern von Termindaten durch die Kunden werden jetzt Datum, Uhrzeit, Kalender und der Reservierungsgrund angezeigt. Dadurch haben die Kunden einen besseren Überblick, welcher Termin gerade bearbeitet wird.

Pflichtfelder ignorieren

Für den Administrationsbereich kann aktiviert werden, dass Pflichtfelder von Mitarbeitern nicht ausgefüllt werden müssen.

Auswahl Projekt und Kalender

Bevor ein Mitarbeiter einen Termin für einen Kunden im Administrationsbereich reservieren kann, muss er zuerst ein Projekt und dann einen Kalender dieses Projektes wählen. Wenn Sie Projekte verwenden, können Sie diese optionale Funktion aktivieren.

Zeitpunkt der Terminbuchung

In den Termindetails im Administrationsbereich werden Datum und Uhrzeit der Terminbuchung angezeigt.

Wiederholungstermine

In den Termindetails wird nun angezeigt, wenn es sich um einen Wiederholungstermin handelt.

Nutzerliste gruppieren

Die Nutzerliste unter „Kunden" kann nach Administratoren gruppiert werden.

Termine verschieben

Bei einem verschobenen Termin wird angezeigt, in welchem Kalender der Termin zuvor gebucht war.

Ausnahmen für Termineinschränkungen

Sie können in den Einstellungen für Ihren Kalender festlegen, wie viele Termine maximal pro Tag buchbar sein sollen und wie lang maximal die gesamte Zeit aller Termine pro Tag sein soll. Sind die entsprechenden Zahlen erreicht, wird der Tag blockiert. Ab sofort können Sie in der Kalenderansicht im Adminbereich für einzelne Tage die Einschränkungen aufheben.

Anzeige der SMS-Länge

Wenn Sie einen SMS-Text gestalten, kommt es auf die Länge an. Wenn Sie mehr als 160 Zeichen verwenden, werden Ihnen zwei SMS berechnet. Deshalb wird jetzt beim Bearbeiten der SMS-Texte die aktuelle Länge angezeigt.

Zeitraum beim Terminexport

Aktuell können Sie beim Exportieren von Terminen im Excel-Format einen Zeitraum festlegen. Es werden dann nur Termine exportiert, die in diesen Zeitraum fallen. Ab sofort haben Sie auch die Möglichkeit, den Zeitraum der Buchung festzulegen. Es werden dann nur Termine exportiert, deren Zeitpunkt der Buchung in diesen Zeitraum fallen.

Sperrliste für E-Mail-Domains

Wenn Sie Terminbuchungen mit bestimmten Domains unterbinden möchten, können Sie diese Domains auf eine Sperrliste setzen. Nutzer, die E-Mail-Adressen dieser Domains nutzen, werden dann abgewiesen.

Individueller E-Mail-Text bei Terminverschiebungen

Bislang wurde beim Verschieben eines Termins und beim Ändern der Termindaten derselbe Text versendet. Nun kann man für beide Situationen jeweils einen individuellen Text gestalten.

Verschobener Termin in E-Mails

Verschiebt ein Kunde oder der Betreiber einen Termin, enthält die Benachrichtigungs-E-Mail an den Betreiber und den Kunden Datum und Uhrzeit des verschobenen Termins.

Terminbestätigung erneut senden

Über die Termindetails kann der Betreiber oder ein Mitarbeiter die Benachrichtigungs-E-Mail bei einem neuen Termin an den Kunden bei Bedarf manuell auslösen.

Keine Benachrichtigung bestätigter Termine

Bei der Funktion zum manuellen Bestätigen eines Termins durch einen Mitarbeiter kann nun die dazugehörige E-Mail-Benachrichtigung deaktiviert werden. Dadurch dient die Funktion rein internen Zwecken zum Überwachen des Status eines Termins.

Neue Platzhalter für E-Mails

Die neuen Platzhalter tragen das aktuelle Datum und den Zeitpunkt der Terminreservierung in die E-Mails ein.

Mehrzeiliges Notizfeld

Es kann nun ein mehrzeiliges Notizfeld erstellt werden, dass nur im Admin-Bereich zur Verfügung steht. Der Betreiber kann darin Notizen zu einem Kunden oder zu einem Termin machen. Der Kunde kann diese Notizen nicht sehen.

Texte löschen

Geänderte Texte für E-Mails und die Benutzeroberfläche können nun gelöscht werden.

Gruppierung nach bestätigten Terminen

Eine optionale Funktion ermöglicht dem Betreiber, gebuchte Termine zu bestätigen. Diese Termine sind in der Terminliste und in den Termindetails entsprechend als bestätigt oder unbestätigt gekennzeichnet. Eine neue Funktion ermöglicht nun auch das gruppieren der Terminliste nach bestätigten und unbestätigten Terminen.

Formularfelder während der Buchung ausblenden

Für das Reservierungsformular erstellte Formularfelder können nun vom Buchungsprozess ausgenommen werden. Der Kunde hat dann später die Möglichkeit, die Felder in den Termindetails auszufüllen.

Reihenfolge der Kalender festlegen

Die Reihenfolge der Terminkalender kann vom Betreiber jetzt manuell durch ziehen und loslassen geändert werden.

Exportierte Spalten festlegen

Bei der Exportfunktion können nun die exportierten Spalten und deren Reihenfolge manuell festgelegt werden.

Bislang war es nur möglich, eine Erinnerungs-E-Mail bis maximal 24 Stunden vor dem Termin zu senden. Ab sofort ist es auch möglich, eine E-Mail weniger als 24 Stunden vor dem Termin zu senden. Von 1 bis 23 Stunden ist dabei alles möglich.

Absagegrund

Der Betreiber hat nun die Möglichkeit, beim Absagen von Terminen eine Begründung einzutragen, die dann in der E-Mail an den Kunden angezeigt wird.

Weiterleitung nach Anmeldung per Schnittstelle

Beim Anmelden eines Kunden per Schnittstelle kann eine Weiterleitungsadresse angegeben werden. Nachdem der Kunde erfolgreich angemeldet ist, wird er auf diese Adresse weitergeleitet. Wir haben auch unseren PHP-Client inklusive Beispiele um diese Funktion erweitert.

Kundennummer im Terminexport

Im Terminexport des Export-Moduls wird nun auch die Kundennummer angezeigt.

Terminzeiten blockieren kopieren

Einträge unter „Konfiguration → Terminzeiten blockieren" können nun kopiert werden, um einfach neue Blockierungen zu erstellen.

Termingründe gruppieren

Termingründe unterschiedlicher Kalender können miteinander gruppiert werden, um dem System mitzuteilen, dass diese Termingründe identisch sind. Nützlich ist das für die Funktion, die einen Terminkalender basierend auf dem gewählten Termingrund anzeigt. Die Liste der Termingründe enthält dann keine doppelten Einträge.

Preise abhängig vom Projekt

Im Zahlungsmodul kann man nun auch für die Termingründe eines Projektes einen Preis festlegen.

Ändern der Terminfarbe

Im Popup-Fenster der Termindetails kann man nun die Farbe eines Termins ändern.

Beschreibung für Checkboxen

Für das Formularfeld Checkbox (Haken setzen) kann man nun einen Beschreibungstext eintragen. Im Formular steht dann links von der Checkbox die Bezeichnung und rechts ein beliebig festzulegender Beschreibungstext.

Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung

Pünktlich zum Ende der ablaufenden Übergangsfrist für die Datenschutzgrundverordnung hat Appointmind einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung zur Verfügung gestellt. Im Administrationsbereich des Kalenders lässt sich ab sofort in der Hauptnavigation der Menüpunkt Konto finden. Dort kann der Vertrag heruntergeladen und die Liste der aktuellen Unterauftragsnehmer eingesehen werden.

Datenschutzerklärung für alle Kalender

Am 25. Mai haben wir für alle Kalender die Datenschutzerklärung aktiviert. Das bedeutet, dass nun alle Kunden bei der Terminbuchung die Datenschutzerklärung durch Setzen eines Hakens akzeptieren müssen. Diese Funktion kann auch deaktiviert werden, wenn sie nicht benötigt wird.

In den Einstellungen unter Konfiguration > Allgemeine Einstellungen > Datenschutz können Sie die Kontaktdaten für die Datenschutzerklärung eintragen. Dort gibt es auch einen Link Text der Datenschutzerklärung erweitern. Dort können eigene Informationen eingetragen werden.

Der vorhandene Text der Datenschutzerklärung wurde durch einen auf der aktuell gültigen Datenschutzgrundverordnung basierenden Text ersetzt. Sollten Zusatzmodule wie Google Analytics oder Newsletter aktiviert sein, wird die Datenschutzerklärung automatisch durch entsprechende Passagen erweitert.

Doppelte Nutzerkonten vermeiden

Wenn Sie über den Admin-Bereich einen neuen Termin eintragen und eine E-Mail-Adresse eingeben, die sich bereits in der Datenbank befindet, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung. Sie haben dann die Möglichkeit, den Termin dem bestehenden Nutzer zuzuordnen.

Terminzeiten abhängig vom Reservierungsgrund blockieren

Bislang konnten Sie Terminzeiten nur für Kalender blockieren. Nun ist es außerdem möglich, Terminzeiten abhängig vom gewählten Reservierungsgrund zu blockieren. Dem Kunden werden damit nach der Auswahl des Reservierungsgrunds jeweils individuelle Zeiten zum Reservieren angezeigt.

Individuelle Einstellungen für „Proven Expert"

Sofern Sie Kunde von „Proven Expert" sind, können Sie Ihren Nutzern nach dem Termin automatisch eine E-Mail senden. Die E-Mail enthält einen Link zum Fragebogen bei „Proven Expert". Wir haben das Modul verbessert, so dass Sie jetzt für jeden Ihrer Kalender individuelle Fragebögen einstellen können.

Aktueller Tag in Monatsansicht markiert

Wenn die Nutzer die Tagesansicht sehen oder in der Wochenansicht die Monatsauswahl ausgeklappt haben, wird nun der aktuelle Tag farblich markiert.

Kurzfristige Termine freihalten

Eine neue Funktion macht es möglich, Termine für eine kurzfristige Buchung zurückzuhalten. Dabei stellt man ein, dass der Kalender zum Beispiel eine Vorlaufzeit von zwei Wochen hat. Der Kunde kann deshalb frühestens einen Termin in zwei Wochen erhalten.

Durch eine zweite Einstellung kann man nun festlegen, dass der aktuelle Tag ebenfalls verfügbar sein soll. Dadurch sind dann auch kurzfristig Termine buchbar.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Sie können den Administrationsbereich durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen, indem Sie sich durch zusätzliche Eingabe eines Authentifizierungs-Codes anmelden. Sie können die Zwei-Faktor-Authentifizierung zusammen mit dem "Google Authenticator" oder einer vergleichbaren App nutzen.

Verschiedene Zeiten an einem Event buchen

Sie können beim Anlegen eines Events eine Dauer und das Zeitraster festlegen. Auf diese Weise können Sie ein Event mit mehreren Anfangszeiten erstellen. Sobald eine Zeit gebucht wurde, ist diese blockiert.

Mailingwork

Bei Mailingwork haben Sie nun die Möglichkeit, jeden Kunden bei der Registrierung automatisch in die Mailingliste einzutragen.

Geringere Ladezeiten

Unsere Entwickler haben ein bisschen unter der Haube gewerkelt und konnten einige Millisekunden bei den Ladezeiten herausholen.

Zugriffskontrolle

Für Mitarbeiter insgesamt und für einzelne Mitarbeiter kann festgelegt werden, auf welche Bereiche des Administrationsbereichs zugegriffen werden darf.

Mindestpasswortlänge

Um die Sicherheit zu erhöhen, können Sie Ihren Nutzern eine Mindestlänge bei der Auswahl des Passworts vorschreiben.

Texte löschen

E-Mail- und andere Texte können jetzt auch wieder gelöscht werden, um die Verwaltung der Texte übersichtlicher zu gestalten.

API Client

Für die Anbindung der Appointmind-Schnittstelle gibt es jetzt eine Client Library für PHP.

Bezahlfunktion

Kunden können vor oder nach der Terminbuchung aufgefordert werden, den Termin zu bezahlen. Als Zahlungsarten stehen Kreditkarte, PayPal, Sofortüberweisung und Lastschrift zur Verfügung. Als Zahlungsdienstleister stehen Stripe und Digistore24 zur Auswahl.

Schnittstelle

Die Schnittstelle bietet nun die Möglichkeit für Single-Sign-On (SSO) aus externen Systemen. Dazu wird im Hintergrund ein Token ausgehandelt, der dann zur Authentifizierung des Nutzers dient.

Nutzerverhalten

Um das Verhalten der Nutzer des Kalenders genau nachvollziehen zu können, wird nun neben den bestehenden Situationen nun auch der in der Tages- und Mobilansicht gewählte Tag gespeichert.

Termingründe können nun auch kombiniert werden. Dabei wählt der Nutzer alle Termingründe aus, die gebucht werden sollen. Die Software berechnet dann die Dauer des Termins aus den gewählten Termingründen und belegt auch die entsprechenden Zeiten im Kalender. Ausprobieren kann man das in diesem Demokalender.

Nach der Terminbuchung kann der Kunde auf eine externe Dankeseite weitergeleitet werden. Dabei können die Kunden- und Termindaten der Buchung verschlüsselt an die Dankeseite angehängt werden. Das ermöglicht, dass der Kunde auf der Dankeseite mit Namen angesprochen und Bezug auf die Buchung genommen werden kann.

Terminzeiten können nun auch global für alle Kalender gemeinsam blockiert werden. Bislang konnte man das nur für jeden Kalender individuell einstellen.

Nutzern kann die Möglichkeit gegeben werden, zwischen der Wochenansicht und der Tagesansicht eines Kalenders umschalten.

Das Design Tagesansicht wurde übersichtlicher gestaltet. Nicht verfügbare Zeiten werden nicht mehr angezeigt.

Kalender innerhalb eines Projektes können gemeinsam angezeigt werden.

Nutzer können auf ein Projekt festgelegt werden. Der Nutzer kann dann nur in Kalendern einen Termin buchen, die dem Projekt zugeordnet wurden.