Terminbuchungssystem für Verwaltungen, Hochschulen und Dienstleister
Ihre Kunden, Bürger und Studierenden buchen Termine rund um die Uhr selbst, direkt auf Ihrer Website.
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- Server in Deutschland
- Ab 20 € im Monat
- Monatlich kündbar
Was ein Terminbuchungssystem ist
Ein Terminbuchungssystem ist eine Software, die die Terminvereinbarung automatisiert: Ihre Kunden sehen online, welche Termine frei sind, buchen selbst und erhalten automatisch eine Bestätigung und eine Erinnerung. Sie verwalten alle Termine an einer Stelle, statt sie am Telefon, per E-Mail oder am Schalter abzustimmen.
Appointmind ist ein solches Terminbuchungssystem. Es läuft als Online-Dienst auf unseren Servern in Deutschland, Sie müssen nichts installieren und nichts warten. Die Terminbuchung binden Sie mit ein paar Zeilen HTML-Code in Ihre Website ein. Sie passt sich Ihrem Layout an und funktioniert auf Smartphones genauso wie am Computer.
Für wen Appointmind gemacht ist
Überall dort, wo Termine bisher am Telefon, per E-Mail oder am Schalter vergeben werden.
Verwaltungen und Behörden
Bürger buchen Termine im Bürgerbüro selbst. Jedes Amt und jeder Standort erhält einen eigenen Kalender, Dienstleistungen wie Personalausweis oder Anmeldung haben ihre eigene Dauer. Mehr dazu unter Terminvereinbarung für Stadtverwaltungen und Gemeinden.
Hochschulen und Forschung
Die Universität Witten/Herdecke vergibt mit Appointmind Immatrikulationstermine und bucht Räume in der Zahnklinik. Auch Probandentermine für Studien und Abschlussarbeiten lassen sich so organisieren.
Dienstleister
Praxen, Berater, Fahrschulen, Fitnessstudios und viele andere geben ihren Kunden die Möglichkeit, Termine mit ihnen oder ihren Mitarbeitern in Eigenregie zu buchen. Beispiele: Fahrschulen, Massagepraxen, Fitnessstudios, Golflehrer und Tanzschulen.
Einrichtungen mit Zeitfenstern
Museen und Bibliotheken vergeben Zeitfenster mit begrenzter Platzzahl, Impfzentren organisieren ganze Impfkampagnen.
Unternehmen intern
Mitarbeiter reservieren Konferenzräume oder Termine bei internen Abteilungen über das Intranet. Die Anmeldung ist über LDAP, zum Beispiel mit Microsoft Active Directory, möglich.
So funktioniert die Online-Terminbuchung
Vier Schritte aus Sicht Ihrer Kunden, ohne Anruf und ohne Wartezeit.
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Freie Termine sehen
Ihre Kunden öffnen den Kalender auf Ihrer Website oder über einen Link und sehen nur die freien Termine.
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Termin wählen
Sie wählen eine Dienstleistung, bei Bedarf einen Mitarbeiter oder Standort, dann Tag und Uhrzeit, und geben ihre Daten ein.
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Bestätigung erhalten
Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail mit dem Termin als Kalenderanhang und vor dem Termin auf Wunsch eine Erinnerung per E-Mail oder SMS. Sie selbst werden über jede Buchung benachrichtigt.
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Absagen oder verschieben
Können Ihre Kunden nicht kommen, sagen sie den Termin selbst ab oder verschieben ihn. Sie legen fest, bis wann das möglich ist. Der Terminalarm informiert Interessenten, sobald ein Termin frei wird.
Während der Buchung wird der gewählte Termin kurz reserviert. So kann ihn kein anderer Besucher gleichzeitig wegschnappen und Doppelbuchungen sind ausgeschlossen.
Funktionen des Terminbuchungssystems
Alle Funktionen und Zusatzmodule sind in jedem Tarif enthalten.
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Individuelle Termingründe
Sie können eigene Termingründe mit beliebiger Dauer einstellen.
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Synchronisation
Ihre Termine können in beiden Richtungen mit iPhone, Apple Kalender, Outlook und Android synchronisiert werden.
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Fügt sich nahtlos ein
Sie fügen den Terminkalender einfach mit ein paar Zeilen HTML-Code in Ihre Website ein.
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Erinnerung per E-Mail und SMS
Keine Terminausfälle mehr durch nette Erinnerungen per E-Mail und SMS.
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Terminzeiten frei einstellbar
Sie können Anfangszeiten Ihrer Termine ganz nach Ihren Wünschen festlegen.
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Mit und ohne Passwort
Sie können entscheiden, ob Ihre Kunden Termine als Gast reservieren können oder sich registrieren müssen.
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Passend für Smartphones
Der Terminkalender ist für kleine Bildschirme optimiert.
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Kundendaten abfragen
Während der Terminbuchung können Kunden persönliche Daten wie die Telefonnummer oder eine Bemerkung eintragen.
Kalender und Terminzeiten
- Die Terminübersicht wird wochenweise angezeigt. Sie bestimmen, mit welchem Wochentag sie beginnt und wie viele Wochen im Voraus gebucht werden können.
- Anzahl und Abstand der Termine legen Sie für jeden Tag einzeln fest. Mittagspausen und freie Wochentage blenden Sie aus.
- Feiertage in Deutschland, Österreich und der Schweiz lassen sich automatisch blockieren, weitere Schließzeiten einmalig oder wiederkehrend.
- Bieten Sie Termine für mehrere Bereiche an, wechseln Ihre Kunden mit zwei Klicks zwischen den Kalendern.
- Die Terminbuchung steht auf Wunsch in mehreren Sprachen zur Verfügung.
Kunden und Kommunikation
- Das System führt eine Kundendatenbank. Wiederkehrende Kunden melden sich an und müssen ihre Daten nicht jedes Mal neu eingeben.
- Die Texte der E-Mails an Ihre Kunden passen Sie selbst an, auf Wunsch abhängig vom Termingrund.
- Mit Kundenreaktivierung und Anbindungen an Newsletter-Dienste wie Mailchimp erreichen Sie Ihre Kunden auch nach dem Termin.
Erweiterungen
Alle Zusatzmodule sind im Preis enthalten, zum Beispiel die Bezahlfunktion für Online-Zahlungen, der Event-Kalender für Seminare und Kurse, Meetings mit Videoberatung, Reporte und Statistiken sowie Webhooks und eine REST-API für die Anbindung an Ihr CRM oder Kundenportal.
Einbindung in Ihre Website
Sie kopieren den HTML-Code für Ihren Kalender aus dem Administrationsbereich und fügen ihn auf einer Unterseite Ihrer Website ein. Das funktioniert mit jeder Website, mit WordPress und mit Baukästen wie Jimdo, Wix und Squarespace.
Datenschutz und Serverstandort Deutschland
Wie wir selbst mit Daten umgehen, beschreibt unsere Datenschutzerklärung.
- ServerstandortIhre Daten und die Ihrer Kunden liegen auf unseren Servern in Deutschland.
- SicherheitAlle Verbindungen sind SSL-verschlüsselt, die Daten werden täglich gesichert.
- EinwilligungIhre Kunden stimmen bei der Buchung Ihrer Datenschutzerklärung zu.
- LöschenMit dem Modul Datenpflege löschen Sie alte Termine und Nutzerkonten.
Das sagen unsere Kunden
In der Universität Witten / Herdecke wird der ‚Schedule Organizer‘ für die Verwaltung der Immatrikulationstermine und zur Raumbuchung in der Zahnklinik verwendet. Wir sind sehr zufrieden. Die Konfiguration ist übersichtlich und Support-Anfragen werden zeitnah beantwortet.
Unsere Kunden nutzen Appointmind sehr intensiv und ein Großteil der Termine wird dort gebucht, da der Kunde vor allem auch sehr einfach buchen kann.
Der Appointmind-Kalender ersetzt eine Arbeitskraft und setzt die Öffnungszeiten aus Kraft. Weltweit kann ich sofort die gebuchten Termine auf meinem iPhone sehen. Ich möchte es nie wieder missen.
Häufige Fragen zum Terminbuchungssystem
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns oder bitten Sie um einen Rückruf.
Was kostet das Terminbuchungssystem?
Appointmind kostet ab 20 € im Monat für einen Terminkalender. Größere Tarife enthalten 3 oder 5 Kalender, ab 6 Kalendern wird pro Kalender abgerechnet. In jedem Tarif sind alle Funktionen und Zusatzmodule enthalten und die Anzahl der Termine ist unbegrenzt. Der Vertrag ist monatlich kündbar, es gilt eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie. SMS-Benachrichtigungen werden über eigene SMS-Kontingente abgerechnet. Alle Tarife finden Sie auf der Preisseite.
Muss ich Software installieren?
Nein. Appointmind läuft als Online-Dienst auf unseren Servern. Wir kümmern uns um Betrieb, Updates und die tägliche Datensicherung. Sie richten Ihre Kalender im Browser ein und binden die Terminbuchung in Ihre Website ein.
Wo werden die Daten gespeichert?
Auf unseren Servern in Deutschland. Die Verbindung ist SSL-verschlüsselt, die Daten werden täglich gesichert. Bei der Buchung stimmen Ihre Kunden Ihrer Datenschutzerklärung zu, alte Termine löschen Sie mit dem Modul Datenpflege.
Wie kommt die Terminbuchung auf meine Website?
Sie kopieren einen kurzen HTML-Code aus dem Administrationsbereich und fügen ihn auf einer Seite Ihrer Website ein. Für WordPress gibt es ein kostenloses Plugin mit Shortcode. Alternativ verlinken Sie den Kalender einfach von Ihrer Website, aus E-Mails oder sozialen Netzwerken. Alle Wege im Überblick: Terminbuchung für Ihre Website.
Können mehrere Mitarbeiter, Ämter oder Standorte gebucht werden?
Ja. Jeder Mitarbeiter, jedes Amt und jeder Standort kann einen eigenen Kalender erhalten. Ihre Kunden wählen, bei wem oder wo sie buchen. Sind mehrere Mitarbeiter gleichzeitig verfügbar, lassen sich auch mehrere Termine zur selben Uhrzeit vergeben.
Werden meine Kunden an ihre Termine erinnert?
Ja. Nach der Buchung erhalten Kunden eine Bestätigung per E-Mail mit dem Termin als Kalenderanhang. Vor dem Termin versendet das System auf Wunsch eine Erinnerung per E-Mail oder SMS. Den Zeitpunkt der Erinnerung legen Sie selbst fest.
Lässt sich der Kalender mit Outlook oder Google synchronisieren?
Ja. Termine werden in beide Richtungen mit Outlook, Apple Kalender, iPhone, iPad und Thunderbird synchronisiert. Über die Google-Kalender-Synchronisation kommen weitere Geräte wie Android-Smartphones hinzu.
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